일하는 방식의 혁신, 문서관리카드

일하는 방식의 혁신, 문서관리카드

 - 등록일 : 2005-12-29

지난 8월 25일 KBS 특별프로그램 ‘참여정부 2년 6개월, 대통령에게 듣는다’에 출연한 노무현 대통령. 임기 중 가장 성공적이었다고 생각하는 정책을 묻는 질문에 답하는 대통령의 얼굴에는 흐뭇함이 묻어났다.

“국민들이 잘 모를 거라고 생각하는 것 가운데 정부혁신이 있습니다. 아직 성공했다고 말할 수 없지만, 정말 보람 있게 성공적으로 진행되고 있고요. 그 중에서 가장 중요한 것이 업무 관리시스템 e지원(知園)을 만든 것입니다. 그것만 생각하면 그냥, 기분이 좋습니다.”

문서 작성·보고 및 논의과정을 한눈에

알려진 대로, e지원은 대통령이 직접 제작과정을 진두지휘할 정도로 열정적으로 참여한 작품이다. 문서관리카드는 정책의 의사결정과정을 체계적으로 관리하기 위해 새로이 고안된 양식으로, e지원 시스템의 핵심기능이다.

대통령이 여기에 쏟은 열의의 일단은 관저에서 행정관을 포함한 직원들과 함께 문서관리카드를 만드는 회의를 직접 주재했다는 점에서도 확인할 수 있다. 때문에 대통령의 일에 대한 철학이 고스란히 반영돼있다.

 

▲ 문서 관리카드는 정책 의사결정을 체계적으로 관리하기 위해 새로이 고안된 양식으로 이지원 시스템의 핵심기능이다.(확대된 이미지 → 위 이미지 클릭 / 이미지가 자동 축소시엔 그 이미지의 오른쪽 하단에 커서를 대고 있으면 '일반 크기로 확장' 아이콘이 뜬다. )

대통령은 문서관리카드를 만든 이유를 “문서가 어떤 정보를 토대로 누구에 의해 만들어졌고, 또 보고 및 결재 과정에서 어떻게 수정·보완되었는지 문서 작성·보고 및 과정 전체의 이력(history)을 관리하기 위한 것”이라고 설명한 바 있다.

문서관리카드는 제목과 보고서, 정보출처, 문서취지 등이 입력된 표제부, 보고 및 의사결정과정이 정리된 경로부, 홍보와 기록관리를 위한 관리속성부로 구성돼있다. 대통령비서실의 모든 보고와 정책기안은 문서관리카드를 통해 이루어진다. 하나하나의 곡(曲)이 모여 앨범 한 장을 만들 듯, 하나하나의 문서관리카드가 모여 큰 정책을 형성하는 것이다.

문서관리카드에서 무엇보다 첫눈에 들어오는 것은 ‘과정’이다. 행정관이 기안한 보고서는 문서관리카드를 통해 비서관, 수석비서관과 사안에 따라 보좌관, 정책실장, 비서실장 등을 거쳐 대통령에 이르기까지 처리의견, 관련 회의결과를 비롯한 의사결정 과정, 보고서의 수정·보완 내용이 고스란히 기록된다.

이와 관련, 대통령은 2003년 9월 23일 디지털청와대추진회의에서 “업무와 관련된 과정 및 활동 중심의 추진 실적이 실시간으로 기록, 축적됨으로써 결과 중심에서 과정 중심으로 평가의 패러다임이 바뀌게 될 것”이라고 말했다.

결과 중심에서 과정 중심의 패러다임으로

같은 맥락에서 문서관리카드의 효용은 상당 부분 ‘과정 관리’의 중요성과 겹친다. 먼저 체계적인 문서관리는 업무처리, 의사결정의 신속성과 투명성을 강화한다. 대면보고와는 다른 온라인보고의 장점이다. 담당자가 보고서를 올려놓고 퇴근하면 새벽 1~2시에 대통령의 의견까지 덧붙여져 다음날 바로 진행사항을 확인하는 경우도 있다.

또 누가 처음 정책을 입안했는지, 의사결정 과정에서 간부들이 어떤 의견을 제시했고 관련부처, 이해 관계자들과는 어떤 협의를 거쳤는지 정책의 검증과 결정과정이 기록되기 때문에 자연, 정책실명제의 기틀이 된다.

이 같은 과정이 기록된 문서관리카드는 유사 사건의 참고자료, 감사·감독의 근거자료로서 ‘재활용’이 가능하다. 그런 면에서 문서관리카드는 일종의 ‘정책 일대기’이다. 정책의 생성, 유통, 활용, 저장 등 일련의 과정이 담겨있기 때문이다.

내부적으로 문서관리카드는 대통령과 일선 직원들과의 직접 커뮤니케이션을 가능하게 하는 수단이다.

보고서 작성자와 검토자는 자신의 의견을 첨부할 수 있고 대통령은 이에 대한 의견을 주거나 판단의 근거로 활용한다. 문서관리시스템 도입 초기에는 일선 행정관이 작성한 보고서에 대통령이 직접 의견을 달아 담당자가 이를 ‘사건’으로 받아들였던 경우도 적지 않았다. 지금은 더 이상 새삼스러운 일이 아니다. 논의과정에서 적극적인 의견 표명은 대통령이 강조하는 대목이기도 하다.

2004년 7월 12일 수석보좌관회의에서 대통령은 “문서를 만드는 사람은 상급자에게 보고할 때 이런 지시를 했으면 좋겠다, 이렇게 처리했으면 좋겠다는 자기 의견을 달아서 보고하도록 하라”고 주문했다. “그렇게 하면 결재하는 사람은 마지막에 그것을 보고 그대로 조치할 것인지, 보완할 것인지 등등의 판단을 할 수 있을 것”이라는 설명이다. 토론과 검증과정이 기록된 문서관리카드는 최종 결정권자의 합리적인 판단을 돕는 근거자료인 셈이다.

업무 효율성 높이는 ‘실명의 정책 일대기’

문서관리카드의 효용은 업무의 연속성과 효율성을 강화하는 데에도 이어진다. 문서관리카드에 기록된 ‘실명(實名)의 정책 일대기’는 이후 평가자료로 활용할 수 있으며 후임자들은 하나의 정책이 어떤 논의와 검토를 거쳐 성립됐는지 파악할 수 있다. 때문에 정책에 대한 이해도를 높이고 발전적인 개선을 추진할 수 있다. 그 자체가 후대의 역사적 자료로서 가치를 가지는 것은 물론이다.

2003년 7월 1일 디지털청와대 추진회의에서 대통령은 “우리가 기본적으로 추구하는 것은 기존에 산만하게 흩어져 있는 각종 파일, 보고서, 문서들을 효율적으로 잘 관리하자는 것”이라고 말했다. 다른 말로 하면, 일하는 방식의 혁신이다. 문서관리카드가 만들어진 출발점이기도 하다.

[출처 : 청와대브리핑   http://www.president.go.kr/]